L’article 12 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents estableix que tots els titulars de documents públics han de disposar d’un registre d'eliminació de documents i n’enumera les dades que ha de contenir. L'article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, modificat per l'article 9 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, mana fer públic el registre d’eliminació de documents.
La documentació s’elimina d’acord amb les Ordres de les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD). Aquestes taules són unes disposicions normatives que defineixen el període de conservació dels documents de les administracions públiques de Catalunya i el seu règim general d’accés. L’eliminació de documents de l’Ajuntament de Llançà consisteix en l’eliminació segura i definitiva de forma certificada dels documents que ja no tenen cap valor administratiu, fiscal, econòmic o històric. Així com de les còpies i els esborranys sense valor.
Registre d'eliminació de documents de l'Arxiu Municipal de Llançà
L’arxivística té per objecte l'estudi de la conservació i organització dels documents; i és a partir d’aquest estudi quan podem determinar la documentació que es considera bàsica per a qualsevol persona física o jurídica, i la que és susceptible de ser eliminada (per contenir dades de baix nivell informatiu o per contenir informació duplicada).
A través d’una anàlisi sobre el contingut i l’ús dels documents, la disciplina arxivística estableix que els documents tenen dos valors: els primaris (l’administratiu, el jurídic i el fiscal), i els secundaris (informatius, històrics i culturals). Aquests valors evolucionen segons les següents franges temporals: Primera edat (0-5 anys). Es quan crea la documentació. En aquesta edat el documents es consulta amb freqüència. Es correspon a l’anomenada fase activa o fase de tràmit i la documentació concentra els valors primaris o probatoris (el fiscal, jurídic, i l’administratiu) que obliga a fer-la accessible amb relativa freqüència a diversos usuaris. Segona edat (5-30 anys). Correspon a la fase semiactiva o fase de vigència. La documentació es consulta esporàdicament, i progressivament va perdent els valors primaris i prenen força els valors històrics i culturals. Tercera edat (amb més de 30 anys). Se l’anomena de conservació permanent o històrica. En aquesta fase, el valor jurídic ha perdut tota la seva força i només ens resta el valor històric i cultural.
Però no tota la documentació es comporta de la mateixa manera. Hi ha documents, (com els plànols aprovats de planejament urbanístic) que mai perden el seu valor primari; i contràriament, hi ha altra documentació (com el calendari laboral) que queda en desús quan només ha transcorregut un any. D’altra banda, també hi ha documentació (com els cartells i programes de festa major) que tenen una vigència molt efímera, però que, contràriament, tenen un valor històric i cultural immediat.
Per tal d’afrontar la complexitat que suposa l’avaluació i tria de documentació en les administracions catalanes, el Parlament de Catalunya, a través de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, va crear la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria Documental (CNAATD). Aquest organisme regula la seva composició i les seves funcions a partir del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, i s’encarrega d’aprovar les anomenades Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD) que publica periòdicament en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i que s’han d’aplicar a tot el conjunt de sèries documentals produïdes per les administracions catalanes.
Les taules d’avaluació – TAAD – fan una breu descripció de cadascuna de les sèries documentals: quina és la seva funció, els documents que en formen part, la legislació que s’hi aplica, el suport, els valors... Finalment, a la taula també s’inclou una resolució que informa de la disposició i de la retenció de cada sèrie documental (indicant-nos si cal conservar-la permanentment, si podem eliminar-la, si cal fer un mostreig, i el termini de temps per a la seva aplicació). Aquest Servei d’Arxiu Municipal de Llançà, doncs, aplica les disposicions i retencions que s’indica a les TAAD i procedeix, periòdicament, a l’eliminació de determinada documentació administrativa.
En aquest procediment, però, no només se segueixen les normes aprovades per la CNAATD, sinó que s’han incorporat un seguit de controls interns que ens permet assegurar una gestió ben adequada en el procés de tria i avaluació documental. Es realitza un inventari detallat amb la documentació que es pretén eliminar S’elabora un informe amb els motius que aconsellen l’eliminació (cal aportar documentació i informació adequada) Es tramet la proposta a la unitat administrativa responsable de la producció o la tramitació dels documents que es volen eliminar per tal que en tingui coneixement i, en el cas que ho consideri oportú, pugui presentar alguna al·legació en el termini de quinze dies. La unitat administrativa retorna el llistat amb la signatura del seu responsable. La Junta de Govern Local, vist l’informe emès pel cap del Servei d’Arxiu Municipal de Llançà, i el llistat amb el visti-plau de la unitat administrativa aprova la seva eliminació. Es tramet la proposta o comunicació d’eliminació a la CNAATD. Passat el termini establert per la CNAATD, es contacta amb una empresa qualificada per a la destrucció de documents, que serà la responsable d’eliminar-los físicament. L'empresa destructora guarda total confidencialitat de les dades i emet un certificat de destrucció de la documentació, on es garanteix la completa i adequada destrucció dels documents que contenen dades de caràcter personal. Es procedeix a registrar la documentació destruïda en el “Registre d’eliminació” (regulat per la normativa catalana d’arxius i gestió de documents), on queda constància del número de TAAD, el títol de la sèrie documental, la datació de la documentació destruïda, l’organisme productor, el volum i el suport de la documentació destruïda, la data efectiva de la seva destrucció, i finalment l’existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport.
Aquest registre ha d’estar ha disposició de la CNAATD que és l’òrgan que fiscalitza la correcta aplicació de les TAAD. Sens dubte, doncs, aquest procediment permet als arxius millorar la gestió de la documentació, i millorar també la seva preservació.
Principal normativa aplicable:
- Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern Llei 19/2013, de transparència, accés a la informació pública i bon govern
- Decret 13/2008, sobre accés, avaluació i tria de documents
- Llei 10/2001, d’arxius i gestió de documents
- Reglament del Servei d'Arxiu Municipal de Llançà . Reglament que regula l'accés, la consulta i la reproducció de la documentació custodiada en el Servei d'Arxiu Municipal de Llançà.
- Ordre del conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, per la qual s'aproven normes per a l'aplicació de Taules d'Avaluació Documental